입학서류작성

입학 서류 작성

Application Form(입학원서)

얼마 전까지만 해도 학교로부터 paper로 된 지원서를 직접 받아 작성하여 우편으로 보내는 것이 일반적이었지만, 지금은 학교마다 직접 온라인상에서 작성한 후 제출할 수 있도록 편의를 제공하고 있다. 설사 paper application이라고 하더라도 대부분 원서가 PDF 형식으로 올려져있어 필요시 다운로드해서 작성한 후 우편으로 발송하면 된다. 혹 대학원 원서(Graduate Application)외에 학과원서(Department Application)를 별도로 요구하는 경우, 가급적 일찍 신청해야 한다. 왜냐하면 학과원서는 아직도 대부분 paper application으로 되어 있고 간혹 웹상에도 올려있지 않는 경우가 있어 이럴 경우 해당 Department에 요청하여 우편으로 직접 받아야 하는데 이럴 경우 시간이 많이 걸리기 때문이다. Department application이 미리 확보되어 있지 않은 상황에서 원서 마감일에 임박하다면 자칫 낭패를 볼 수도 있다.

지원 마감일(Application Deadline)은 학교들 마다 다소 차이가 있으나 통상 입학일로부터 8~10개월 이전인 대략 12월1일~2월1일이다. International Student이거나, Financial Aid 신청자는 일반 Deadline 보다 더 빠를 수도 있으므로 보다 일찍 Apply를 시작해야 한다.

의대나 법대, 치대, 약학대 같은 일부 인기학과는 이보다 훨씬 일찍 시작해야 한다.

간혹 사전 심사(Pre-Screening) 제도를 두는 경우가 있는데 이런 경우 사전심사를 통과한 사람에 한해서만 본 지원서를 제출할 수 있다. 이렇게 예비심사와 본 심사 등 두 단계의 심사를 거치는 경우 시간이 많이 소요되므로 보다 더 일찍 지원해야 한다.

  • 원서 작성
    원서 작성에 있어서 가장 중요한 것은 원서의 내용을 얼마나 잘 이해하고, instruction에 따라 정확하게 작성하느냐 이다. 같은 내용을 묻는 질문이라 하더라도 학교마다 표현의 차이가 있으며, 까딱 잘못 해석하면 엉뚱한 답변을 할 소지가 있는 용어들이 많아 우선 질문을 주의 깊게 읽어보고 잘 이해가 가지 않는 경우엔 꼭 확인한 후 답변하도록 해야 한다.
    예를 들어, 우리나라 국가명만 해도 Korea (South), South Korea, Republic of Korea(South), Korea, Rep. of (South) 등으로 각 학교마다 표기가 다양한데, 국가명 기재시 학교별로 제공하는 국가명 리스트를 확인한 후 일관되게 표기해 줌으로서 혼란이 없도록 하고, 지원자의 성명도 자신의 여권상의 영문 스펠링과 일치하도록 정확하게 표기하여(여권을 나중에 발급받는 경우엔 원서에 표기한대로 여권을 발급받도록 해야 함), 나중에 입학허가서를 받았을 때 이름표기 문제로 발생할 수 있는 혼란을 미리 예방해야 한다. 입학허가서상의 영문 이름이 혹시 여권에 표기된 영문 이름과 스펠링이 다를 경우 여권을 발급해준 해당 구청에 가서 정정요청을 해야 하나 정정 사유서와 함께 입학허가서, 그리고 지원자 본인임을 증명할 수 있는 서류 등을 제출하는 등 복잡한 절차를 거쳐야 한다.
    또한, 영문 증명서(성적/재학/졸업 등등), TOEFL이나 GRE Score, 추천서 등에 본인의 이름을 다 동일하게 표기하지 않으면 각각 다른 사람으로 인식하여 서류를 모두 발송하였음에도 지원대학의 체크리스트 상에는 서류가 누락된 것으로 나타나 심사가 지연되거나 정상적인 진행이 이루어 지지 않는 등, 심사에 심대한 타격을 줄 수 있다. 지원자가 자신의 입학서류 상의 영문이름을 일관되게 표기하지 않음으로, 학교 담당자가 그 지원자의 지원 서류를 제대로 분류하지 못해 입학을 거절당하는 경우가 실제로 많이 있다.
    또한 학교나 학과에서 지원자에 대한 일반적인 지원 서류 외에 추가적 정보나 특별한 사항을 요구하는 경우가 있다. 예를 들면 Topic Essay, 논문요약본, Writing Sample 같은 것들인데 준비에 상당한 시간을 요하는 것들로 일찍 시작하지 않으면 마감일에 쫓겨 좋은 작품을 만들기가 어려울 수 있다. 이런 일이 발생하지 않도록 하려면 사전에 충분한 시간을 갖고 지원요구 사항을 면밀히 파악하는 일이 매우 중요하다.
    또한 짧은 Essay나 서술형 문장을 작성해야 하는 경우에는 질문의 의도에 적합한 내용을, 주어진 제한 분량을 넘지 않도록 주의하여 작성해야 한다.
  • 이력서(Curriculum Vitae, Resume)
    MBA, Social Work, Science, Engineering 분야처럼 경력이 입학심사에 상당한 비중을 차지하는 전공은 입학심사 뿐만 아니라 장학금 신청에까지도 제대로 만든 이력서 한 장이 상당한 영향을 준다. 이력서는 지원자의 전공(Major) 및 학위 과정(Degree)에 따라 작성 내용이 달라지는데 자신의 조건에 따라 어떤 부분을 강조하고, appeal 할 것인지를 충분하게 생각하고 작성하여야 한다. 가령, Academic 부분이 우수한 학생이라면 그 부분을 강조하는 것이 좋고 상대적으로, 경력부분에 강점이 있는 경우엔 경력을 강조해야 한다. 창의적으로 작성하되 군더더기 없이 간결하고 명확하게, 입학 심사위원들 입장에서 볼 때 중요하게 고려될만한 사항들을 중심으로 세련되게 작성하는 것이 좋다.
    인적사항, 과외활동, 학업경력, 사회경력, 수상 및 출판물, 소속 단체나 학술협회, 기타 모든 업적들을 최근 순서대로 깔끔하게 일목요연하게 배열하여 한 눈에 강한 인상을 줄 수 있도록 만들어 져야 한다.
  • 학업/학위 및 시험 성적 증명서(Academic transcript/credential , TOEFL/GRE /GMAT/LSAT Scores)
    우선 학업의 모든 과정을 수료했다면, 성적 증명서 및 학위/졸업 증명서를, 아직 재학 중인 학생인 경우엔 가장 최근에 발급한 성적 증명서를 제출하면 된다. 보통은 학교에서 발급한 공식 영문 증명서만을 제출하면 되나 어떤 학교는 국문 및 영문 증명서를 함께 요구하기도 하고 지원학교에서 만든 Transcript Request Form을 성적증명서와 함께 동봉하도록 하는 경우도 있다. 거의 모든 학교들에서는 sealed official transcript(봉인된 공식 증명서)를 요구하는데 sealed official transcript 란 학교 공식 로고가 들어간 학교봉투에 성적 및 졸업증명서를 넣고 봉한 후, 봉한 부분에 학교 담당자의 직인이나 학교 압인을 찍은 것으로, 학교 담당자에게 요청해야 한다.
    성적 증명서는 지원서와 한 봉투에 넣어 보내도록 하는 경우도 있지만 더 많은 경우, 출신 학교 담당자가 지원자를 거치지 않고 직접 지원학교로 발송하도록 요구한다. 증명서 발송에 대해서 명확하게 언급되어 있지 않은 경우 지원 학교나 학과에 먼저 확인해 보아야 한다. University of Minnesota 의 경우엔, 일단 성적표 사본을 fax로 받아 심사한 후, 합격한 학생에 한해 성적표 원본을 출신학교 담당자가 Graduate Admissions로 발송하도록 하는 경우도 있다.
    한편, 특정 학교나 학과 중에는 미국 외 여타 국가의 학교에서 수학한 지원자에게, 미국 내 학업 성적 평가 기관(academic evaluation agency)을 통한 추가적인 성적 평가서를 요청하는 경우도 있다. 학교가 직접 특정평가 기관을 지정하거나, 공인된 미국 내 평가 기관 목록을 제공하고 그 중에서 지원자가 하나를 선택하도록 하기도 한다. 외국 교육 기관에서 수학한 학생들에게 미국 내 학업 평가 기관을 통한 성적평가서를 요청하는 이유는, 학점 및 학교 시스템이 미국과 다르기 때문에 보다 전문기관의 의뢰하여 객관적인 평가를 받기 위함이다. WES(World Education Services), IERF(International Education Research Foundation), Josef Sliny & Associates, Inc. 등이 대표적인 미국 내 학업 평가 기관들이다.
    미국 학교들은 주로 A= 4.0 Scale을 채택하고 있지만, 이마저도 또 교육기관별로 차이가 있다. 최고 학점 A를 4.0으로 한다 하더라도, +/- 학점에 상관없이 B=3.0, C=2.0, D=1.0으로 매기는 경우도 있고, 또는A=4.0, B+=3.5 혹은 3.33, C+=2.5 혹은 2.33 식으로 +/-를 인정하는 경우가 있어 한국 대학의 학점을 어떻게 변환(Conversion)하느냐에 따라 평점(GPA)이 달라질 수 있다. 학교 자체적으로 평점 환산이나 성적 평가를 직접 할 경우에는 문제가 없지만 이런 시스템이 갖추어져 있지 않을 경우(특히 외국 학교의 학점을 환산해야 하는 경우)에는 공인된 기관의 평가서를 추가적으로 요구한다. 학업 평가 기관들을 통해 성적 평가서를 제출해야 하는 경우에는, 되도록 지원서류 발송전에 요청하여, 지원 서류가 도착하는 시점에 맞춰서 평가서도 함께 도착될 수 있도록 시간 계획을 세워 놓아야 한다. 성적 평가 기관들 별로 성적 평가에 소요되는 시간, 요구되는 서류, 성적표 및 관련 증명서 발송 요령, 평가 항목 및 평가서 발송 방식, 추가 발급/발송 등에 따른 비용이 각기 다르므로, 잘 비교해 보도록 한다. 성적평가서는 지원자가 발송하는 것이 아니라, 평가 기관들에서 해당 학교로 직접 발송하도록 되어 있으므로, 지원학교의 정확한 주소를 알려주어야 한다.
    TOEFL, GRE, GMAT 등의 성적표는, 지원 서류 발송 시 사본을 동봉하고, 별도로 ETS에 요청하여 ETS에서 학교로 직접 발송해주도록 요청해야 한다. 이를 Official Score라고 하는데 이것만이 공식적인 증명서로 인정된다. official score를 보내는 방법은, 시험을 신청하거나 치를 때 scores reporting service를 요청할 수도 있고, 시험 이후에 additional scores reporting service를 통해서 요청할 수 있다. 지원 학교(institution code)와 학과(major code)들의 고유 코드를 사전에 파악하여, 점수표가 해당 학과에 잘 도착할 수 있도록 해야 하며, 성적표 도착예상일 이후에도 도착하지 않으면, 서비스센터에 연락해서 reporting status를 파악해야 한다. 특히, 지원 마감일이 가까울수록, 점수표 발송에 시간이 지연되고, 학교들 역시 지원자 서류 파악에 상당한 시간이 소요되기도 하며, 간혹 성적표가 발송이 되었더라도, 학교 시스템에 입력이 되지 않았거나, 담당자들이 제때에 확인을 하지 못하는 경우도 있으므로, 도착 예상일 이후에는 on-line 상으로 status check 하거나 학교 담당자에게 연락을 취해서 도착 유무를 반드시 파악해야 한다.
  • 학업/연구 계획서 (+ 논문, article, research paper, etc.)
    지원 서류 중 가장 중요한 것 중의 하나가 바로 학업 및 연구 계획서(Statement of Purpose(SOP)/Objective, Study Plan, Personal Statement, 또는 Personal Essay 라고도 함)이다. 이 SOP는 입학심사에는 물론이요 Assistantship 심사에도 상당한 영향을 미치므로 가장 심혈을 기울여 작성해야 하며 이를 위해서는 사전에 충분히 생각할 시간을 가져야 한다. 특히, 학교(혹은 학과)에서 특정의 토픽을 제시하는 경우에는 토픽의 내용을 먼저 정확히 파악하여 범위를 벗어나지 않도록 주의하며 신중하게 작성해야 한다. 일반적으로 350-500 단어 정도의 분량을 요구하나 전공에 따라서 그 내용이나 길이가 달라질 수도 있다.
    SOP는 크게 두 부분 즉 Personal Statement와 Professional Goals로 나뉜다. Personal Statement에는 자신의 사회적, 문화적, 가족적, 교육적 배경과 인생 경험 그리고 그 과정에서의 많은 기회나 도전들에 대해 기술하고 이러한 것들이 유학을 통해 공부를 하기로 결정한 것에 어떤 동기가 되고 연관이 있는지에 대해 간결하면서도 논리적이고 설득력 있게 전개해야 한다. 또한 앞으로의 전공 분야와 관련된 학부 과정에서의 학업 내용(특히 지원 전공 분야와 관련된 과목들), 연구 경력, 직업 경력 등에 대해서 설명해야 한다. SOP 후반부에서는 Professional Goals 즉, 자신이 앞으로 연구하고자 하는 연구 분야에 대한 관심, 학업 계획, 그리고 졸업 후 장래의 장단기 목표에 대해서 언급하면 된다. 특히, 학과에 개설된 과목과 소속 교수/연구진들을 철저하게 조사한 후, 자신이 수강하고 싶은 과목과 희망하는 연구 분야, 연구실(Lab), 그리고 동일분야 교수들의 연구에 대해 관심이 있음을 적극적으로 언급해 주는 것이 좋다. 특히, 해당 학과에서의 학업 및 연구가 자신의 장래 계획을 달성하는데 어떻게 도움이 될 것인지 등, 석/박사 과정에 대한 자신의 기대하는 바에 대해서 언급해야한다. 한편, 이공계열 박사 과정의 경우, SOP 외에도 주요 research paper 나 논문 요약본을 요구하는 경우도 있다.
    전공분야별로 SOP는 그 내용과 형식에 조금씩 다르게 작성되어야 하는데 구체적인 것은 아래의 분야별 SOP 작성 요령 참고
  • 추천서
    대학원 과정은 거의 예외 없이, 3인(간혹 2인) 이상의 추천서를 요구한다. 사회 경력이 없는 지원자는 지원자의 학업적인 면을 평가해 줄 수 있는, 주로 출신 학교의 교수들이 추천인으로 적합하며, 사회 경력이 있다면, 학업적인 면에 대해서는 출신 학교 교수들로부터, 그리고 업무적인 면에 대해서는 회사 상사, 또는 본인의 업무 능력을 정확하게 평가해 줄 수 있는 추천인으로부터 평가서를 받는 것이 좋다. 자신을 가르친 적이 없는 교수, 함께 일을 해본 적이 없는 직장상사라면 추천인으로서의 자격이 없으며, 자격에 미달하는 추천인이 쓴 추천서는 그 내용이 아무리 좋다 해도, 또한 추천인의 사회적인 지위가 제아무리 높다 해도 추천서로서의 가치는 없다고 보아야 한다. 추천인 선정은 그 내용 못지않게 중요하므로 신중히 결정해야 한다.

    Recommendation/Evaluation/Reference Form - 대부분의 학교들은 각 학교(Graduate School)별 혹은, 학과(Department)별로 일정한 추천/평가서 양식을 제공한다. 즉 대학원 전체 입학을 관장하는 Graduate Admission Office에서, 전공에 상관없이 모든 대학원 지원자가 공통으로 사용할 수 있는 양식을 일괄적으로 만들어 제공하거나, 그렇지 않으면 학과마다 학과의 특성에 맞는 양식을 별도로 만들어 쓰기도 한다. 대개의 경우 추천서 양식은 지원자가 작성해야 하는 부분과 추천인이 작성해야 하는 부분으로 구분이 되어 있는데, 지원자는 우선 자신이 먼저 기재하고 서명해야 하는 부분을 작성한 후, 추천인에게 제출하면 추천인은 추천인란에 추천내용과 자신의 인적사항, 연락처를 직접 작성해야 한다. 추천서에는 기본적으로 지원자와의 관계, 알게 된 계기나 기간 등과 같은 기초적인 질문과 지원자의 장점이나 약점, 학업성공 가능성 등에 대한 평가(comments)와, 학업/지적 능력, 표현력, 독창성, leadership, teamwork 등의 사항을 항목별로 세세하고도 객관적(등급표시)으로 평가하도록 되어 있다.
    만약 학교나 학과별로 만들어진 추천서 양식이 없는 경우에는 가능하면 추천인의 소속된 학교(기관)의 공식 로고가 들어있는 letterhead지에 서술형으로 작성하고 추천서 봉투 역시 추천인의 소속 기관의 봉투를 사용하는 것이 좋다. 추천서 작성이 완료되면 이를 봉투에 넣고 풀로 봉한 후 봉한 부분에도 꼭 추천인의 서명을 받아두도록 한다.
    추천서를 보내는 방법은 학교나 학과에 조금씩 다르다. 지원서와 함께 한 봉투에 동봉하여 보내주기를 원하는 학교도 있고 어떤 경우엔 반드시 추천인이 직접 학교에 보내도록 엄격하게 요구하는 경우도 있으므로 지원학교의 요강을 꼼꼼하게 읽어볼 필요가 있다. 지시 사항이 분명하지 않을 경우에는 원서를 발송하기 전에 담당자에게 문의해보는 것이 좋다. 추천서를 보내는 곳도 지원학과로 바로 보내도록 요구하는 학교와 지원 전공과 상관없이 모든 지원자의 추천서를 Graduate Admission에서 받는 학교로 구분된다.
    최근 들어 온라인 추천서를 요구하는 경우가 부쩍 늘고 있다. 원서 제출 시 추천인을 등록해 놓으면 학교에서 이메일로 추천인에게 직접 연락하여 추천서를 직접 받거나, 아니면 개인별로 식별 코드를 부여한 후, 지정된 웹사이트 접속하여 추천인이 직접 특정 양식을 작성, 제출할 수 있도록 하는 새로운 방식이다.
  • 재정증명서
    재정증명서는 보통 처음 지원서와 함께 제출하도록 요구하지만 종종 합격자 발표 이후 합격자에 한하여 요구하는 경우도 있다. 학교가 마련해준 해당 양식을 작성하여 보증인 명의의 예금 잔고 증명서와 함께 반드시 서명한 후 보내야 한다. 재정보증서에 공중을 요구하는 경우엔 우선 해당 재정보증서 양식을 정확하게 작성한 후 가까운 공증사무실에 가서 공증을 받아야 한다.